RFID智能文件管理與控制可以實現(xiàn)定位管理、智能訪問、智能磁盤庫、在線監(jiān)控、RFID自動識別等功能。目前，智能文件柜一般用于快速識別文件信息，柜內(nèi)安裝了RFID讀寫設(shè)備進行自動收集，使得文件管理更加智能化、安全化、規(guī)范化、自動化。RFID技術(shù)使文件管理更加智能化。
檔案是重要的信息資源，檔案管理非常重要。通過不斷完善檔案管理機制，檔案管理作為一種無形資產(chǎn)在企業(yè)管理中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。作為構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)的關(guān)鍵核心技術(shù)之一，射頻識別技術(shù)的快速發(fā)展推動了檔案管理的自動化和智能化。

射頻識別技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢

  1.快速準確定位：將整個檔案室的地理分布圖存儲在移動抽查設(shè)備上，對被檢查的檔案進行地理定位指示，實現(xiàn)快速查找和歸檔操作。
  2.輕松盤點：使用RFID抽查設(shè)備可以快速完成盤點、檢錯、上架等?？梢源蟠鬁p輕館員的工作量，提高檔案管理的效率，降低出檔時的出錯率。
  3.檔案信息的準確記錄：檔案的操作員、借閱者、借閱者和歸檔時間由系統(tǒng)自動登記，可防止人工錯誤，保證檔案管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準確性，并可提供檔案狀態(tài)的實時查詢和報表打印。
  4.批量檔案借出、歸檔登記管理：檔案管理是很煩雜的工作，檔案管理人員少，尋借檔案的人多，應(yīng)用RFID技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，自動化，增加工作效率的同時減少檔案管理員的勞動強度，幫助館員實現(xiàn)自動化的批量檔案借出，歸檔登記工作
  5.文件RFID標簽存儲信息可自由更改：電子標簽數(shù)據(jù)訪問容量大，存儲信息可自由更改，為文件屬性等信息管理提供便利。
  6.安全性：檔案管理員在借閱和歸檔檔案前，必須通過身份認證登錄到RFID檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將對非法取出文件發(fā)出警報。標簽信息也可以加密。
智能文件柜功能在一般文件中的常見應(yīng)用
文件定位和引導：通過內(nèi)置的RFID閱讀器和天線，用RFID電子標簽實時感知檔案文件的位置；
權(quán)限管理：柜內(nèi)設(shè)有電控鎖，開門權(quán)限由RFID卡或指紋、密碼管理；
實時監(jiān)控：當訪問文件出現(xiàn)錯誤時，系統(tǒng)會發(fā)出語音提示和指示燈報警；
  智能文件柜主要用于金融行業(yè)：重要銀行抵押文件管理、重要銀行憑證印鑒卡管理、重要證券文件管理；政府單位：安全部門檔案管理、公安政法檔案管理等。其他行業(yè)：汽車證書管理、企業(yè)機密檔案管理、企業(yè)重要合同協(xié)議文件管理等。
  RFID技術(shù)實現(xiàn)了檔案信息智能管理的信息化，快速收集檔案，如檔案的日常存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)。射頻識別作為信息載體，對文件流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)文件業(yè)務(wù)的自動化管理和控制，實現(xiàn)高效的工作流程。RFID技術(shù)提高了檔案管理的整體業(yè)務(wù)管理能力，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，提高了檔案控制的效率，簡化了管理流程，降低了人員的勞動成本，為檔案管理提供了更加方便有效的管理模式。